La gestión de equipos virtuales: principios básicos

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La semana pasada asistí a un curso de gestión de equipos virtuales en Barcelona, donde nos hablaron de las grandes ventajas y desventajas en la gestión de equipos virtuales. En el curso, y en especial gracias a un estudio del MIT Sloan, conseguimos desmitificar algunos puntos al respecto de la gestión de los equipos virtuales.  Vaya por delante mi felicitación al ponente Jordi Assens por la gestión del curso así como por el temario impartido. A continuación os pido que os fijéis en el siguiente gráfico:   Este gráfico indica que a mayor dispersión, mayor dificultad en al gestión de trabajos en equipo, siempre que no haya un control y unos procesos previos establecidos. En cambio, si hay una serie de procesos de control, supervisión, feedback  y gestión del proyecto, el gráfico indica que incluso habiendo dispersión geográfica entre continentes, la gestión del equipo y el proyecto aumenta en su rendimiento, gracias al establecimiento de procesos. Ahora os pediré que os fijéis en este: Este gráfico indica como la efectividad y la eficiencia en la gestión de un proyecto puede variar en función de la dispersión geográfica del equipo.  Preguntas que nos podemos hacer: 1)      ¿Por qué baja tanto la eficiencia cuando estamos en un mismo edificio? La respuesta a esa pregunta se deduce del hecho que cuando las personas trabajan en un mismo edificio no establecen procesos de control, comunicación y coordinación de los proyectos. La comunicación es informal e inmediata, y al haber distancias, aunque mínimas, la eficiencia disminuye. Lo mismo puede pasar cuando estás en otros edificios de la misma empresa pero cercanos. La eficiencia ya mejora un poco, debido a que hay menos comunicación informal. 2)      ¿Por qué encontramos en la dispersión del equipo en ciudades o en países los mayores índices de efectividad y eficiencia? Al haber distancias que recorrer, la utilización de comunicación informal se reduce muchísimo, y es muy corriente establecer un calendario de reuniones, en donde el reparto de tareas está mucho mayor organizado. Aquí la distancia obliga a reducir el contacto físico y a ser mucho más ordenado en procesos y comunicaciones, por este motivo aumenta tanto la eficiencia y efectividad. 3)      ¿Por qué disminuye tanto la efectividad y eficiencia al haber dispersión entre continentes? Uno de los motivos es la diferencia horaria, si bien, la mayor consecuencia de esta disminución radica en  el choque entre distintas culturas, que trabajan de diferentes formas. Así pues, temas como el idioma, organización, cumplimiento de los compromisos, son diferentes en cada país, y esto afecta mucho a la hora de trabajar y gestionar un proyecto virtualmente. Este punto tiene de todos modos algunas excepciones, pues un país como España mejora mucho su rendimiento en la gestión de proyectos a distancia, con países de latino América, o los EEUU es muy común que trabajen con total normalidad y eficiencia con el Reino Unido. Cuestión de culturas. Esperamos que haya sido de vuestro interés y que os ayude a comprender los pros y los contras de la gestión de proyectos a distancia. La principal conclusión que creo deberíamos aprender de este estudio es que la dispersión geográfica no importa siempre que los procesos estén bien establecidos. Así que acordaros, planificar, planificar y planificar,  y veréis como el resultado es positivo.

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